Videokonferanser

August 2017, Sist revidert Oktober 2017

Innledning

Her er mine forslag til forslag til de som skal bidra til å forbedre kvaliteten på fjernmøter. Det er i hovedsak 3 faktorer som påvirker kvaliteten på slike samtaler etter min mening (ut over den generelle kulturen for kvalitetsledelse ved institusjonen): [1]kultur, [2]teknikk og [3]fysiske omgivelser.

[...skrive noe inn her om at mangelen på tanker om universell utforming i utviklingen av fjernmøteteknikk og -kultur er at følelsen av utenforskap for de som ikk inkluderes skikkelig med ytterligere påfølgende problemer etter dette.]

Fysiske omgivelser

Med fysiske omgivelser mener jeg møterommet eller møteomgivelsene hos de som sitter alene. Disse omgivelsene vil i stor grad kunne påvirke den opplevde lyd- og bildekvaliteten.

Generelt så bør målet være å tilrettelegge de fysiske omgivelsene slik at forholdet mellom ønsket lyd og uønsket lyd (støy) blir så stor som mulig.

Det er også slik at rommets belysning (kunstig og naturlig) i stor grad påvirker det møtedeltakerene kan se og det finnes mye forskning som fremhever viktigheten av ikke-verbal kommunikasjon.

  1. Lyd/akustikk i møterommet: Lyd med Gjenklang er krevende å sitte å høre på. Det bør ikke være vanskelig å finne tiltak som f.eks tekstiler og andre elementer i rommet for å løse mye av disse utfordringene
  2. Lyd/akustikk hos enkeltdeltakere: Mye av det samme som punktet over. Sitt i et lite rom med myke omgivelser.
  3. Lys i møterommet: Gjentakende problem er innfall av for store mengder naturlig lys fra vinduer. Lysregulerende tiltak er ikke vanskelig å få til.
  4. Lys hos enkeltdeltakere: Det samme som punkter over. I all hovedsak: ikke sitt med et vindu eller takbelysning bak deg

En skisse til et møteromsforslag ligger her.

Møteklargjøring

En innledning om universell utforming, utenforskap, demokrati, m.m. og at dårlig tilrettelagte videomøter fort går ut over mye av dette.

  1. Husk å reservere alle møterommene i god tid før møtet. Både det lokale og evt fjernmøterom. Dernest, sørg for at noen tar fjernmøteledelsen og bestiller servering dersom servering er planlagt. Hensikten med dette siste er å redusere følelsen av å være utenfor for noen av møtedeltakerene.
  2. Husk å skrive en invitasjon til et møte og oppgi alle møterommene der møtet skal være tilgjengelig. Husk også å nevne servering dersom dette er planlagt, og også link til der møteagenda/referat ligger
  3. Avtal med fjernmøtelederen(e) hvilken alternativ kanal (f.eks sms) som skal brukes dersom problemer oppstår. Utveksle mobilnumre. Tekstkanalen sjekkes løpende for evt. småproblemer underveis
  4. Møt opp i god tid før møtet for å klargjøre møterommet (dersom det ikke er et fast statisk møterom). Test utstyr og om alle kan se og høre hverandre godt
  5. Dersom du bruker en laptop eller en stasjonær datamaskin for å delta i et fjernmøte: koble maskinen din på nett med en ethernettkabel og skru av trådløsfunksjonaliteten på maskinen sin slik at du er sikker på at maskinen bruker den kablete forbindelsen. Trådløst nettverk vil ofte være kilden til små, men klare problemer med overføring av sanntids lyd og bilde, og den samlede effekten av at mange møtedeltakere sitter på et trådløst nett vil ofte være svært merkbar og påvirke møtets innhold og utbytte på en negativ måte. Ikke vær den som drar den tekniske kvaliteten på møtet litt ned. Vær den som bidrar til å løfte den litt opp. Bruk ørepropper med en mikrofon eller et headset dersom du deltar alene fra din egen PC. Om din jobb er å formidle lyd og bilder av andre, sørg for å ha nok utstyr og å sette det opp slik at alle kan høre og bli hørt, se og bli sett
  6. Gi dine tilhørere et meningsbærende bildeutsnitt som er godt eksponert og har en god bildevinkel. Tips: Ingen er interessert i å se takplatene og neseborene dine eller en sort siluett foran et vindu. Dette er det lett å gjøre noe med ved å tenke gjennom hvor du plasserer deg selv og kameraet ditt

Under møtet

  1. Demp (mute) lyden din når du ikke skal snakke. Dette gjelder spesielt for fjerndeltakere. Det gjøres i programvaren du bruker og/eller på maskinen din. Og skru av AGC (Automatic Gain Control) dersom utstyret ditt har dette og justér din egen mikrofonlyd manuelt. Lytt til din egen lyd om mulig for å avsløre lydproblemer i din ende. Sitt på et sted der støy ikke vil prege din lyd når du snakker
  2. Avtal på forhånd hvem som er ordstyrer og hvordan fjernmøtedeltakerene får signalisert at de vil snakke
  3. Møter bør alltid ha en referent. Avklar hvem dette skal være i god tid før møtet. Forvent at alle som har mulighet, bidrar inn i møtefereratet underveis under og/eller etter møtet
  4. Møter bør ha en teknisk ansvarlig. Det kan hende at dette kan slås sammen med referent eller møteleder i enkelte tilfeller, men det er ikke optimalt

Etter møtet

  1. Oppfordre deltakerene til å lese og supplere møtereferatet
  2. Oppsummér kulturelle, tekniske og andre erfaringer fra møtet. Ta tak i evt. utfordringer.