Kollegiet inviteres til å slutte seg til vedlagte "sak 178" på
førstkommende møte, onsdag 14. juni.
De som har lest siste nummer av Universitetsavisa, artikkelen
"Har ansatte talerett overfor Kollegiet? ",
http://www.ntnu.no/universitetsavisa/1000/ytrings_frihet.html ,
ser sammenhengen med Universitetsdirektørens innstilling gitt
nedenfor.
Bakgrunnen for at jeg tok opp denne saka på forrige møte, er flere episoder.
I vedlegg aller nederst gis noen eksempler på hvor viktig det er at ansatte
i administrasjonen skal føle seg frie til å kontakte kollegiemedlemmer, hvis
de føler at viktige opplysninger vedrørende NTNU ikke kommer fram til
Kollegiet. Jeg har i min periode siden januar 1999 også fått flere andre
henvendelser fra erfarne administrativt ansatte, med informasjon som jeg har
villet gå videre med. Det dreier seg om skadelige virkninger av NTNUs
"reformprosess", som Kollegiet ikke er kjent med fordi det ikke står noe om
dette i de sakspapirer Kollegiet får. Men jeg har ikke kunnet følge opp
disse sakene, fordi kildene veit at de kan spores, og de er redde for
reaksjoner fra overordnede. Dermed får ikke NTNUs styre informasjon
som kan være av betydning.
Det burde i stedet vært slik at ledelsen tilstrebet en atmosfære av
frimodighet og initiativ også på den administrative side. På den
akademiske side - fra professorer, instituttledere og dekaner - hersker den
uinnskrenkede ytringsfrihet og rett til å kontakte Kollegiets medlemmer med
egne innspill. Dette så vi nylig da inst.leder ved
matematiske fag kontaktet meg og andre før siste kollegiemøte, for å
overbevise oss om at IMF blir urimelig behandlet i flytteprosessen
vedr. realfagbygget. Mer om det under f.eks.
http://www.ntnu.no/universitetsavisa/1000/hiis.html
Misforstå ikke, dette er alldeles utmerket. Kollegiet vil være i
stand til å gjøre seg opp egne oppfatninger sjøl om enkeltpersoner og
grupperinger har forsøkt å informere/påvirke på forhånd. Men det var altså dette
med Kong Salomo og Jørgen Hattemaker. Det skal tydeligvis herske et mer
autoritært regime for *administrativt* ansatte.
Hva kreves så for å opprettholde det nødvendige klimaet av angst for hva
ens overordnede vil gjøre hvis man sier fra til et styremedlem ved NTNU (eller
ei avis for den saks skyld) om noe man mener bør tas opp? Det er ikke
spesielt lurt å innføre et autoritært regelverk som sier rett ut at slikt er
forbudt uten tillatelse fra nærmeste overordnede. Det er nemlig vanskelig
å forsvare utad, vi lever jo i et demokrati, ikke sant? Nei, det lure sett
med ledelsens øyne er å sende ut innbyrdes motstridende signaler, dvs. gjøre
uklarhet til det rådende prinsipp, slik at de adminstrativt ansatte er
*usikre* på hva de har lov til. Og usikkerhet har den nødvendige
disiplinerende effekt. Sett fra direktørenes ståsted har en uavklart
tilstand på dette området også den fordel at overordnede har et videre
spillerom for vilkårlighet m.h.p. represalier, alt fra muntlige
slengbemerkninger, ryktespredning om at en bestemt person er "vanskelig",
til skriftlig advarsel. Leseren kan sjøl konstatere hvordan dokument K-178
nedenfor sender ut de nødvendige motstridende signaler for å opprettholde en
uklar tilstand.
Ellers vil jeg si at dokumentet er kjemisk fritt for innsikt i den
psykososiale dynamikk som med lovmessighet hersker i store, hierarkisk
organiserte bedrifter og institusjoner. Dette er forståelig, siden
dokumentet er ført i pennen av ledelsen i et slikt hierarki. Det er gitt ut
både seriøse og morsomme bøker (og TV-serien "Yes, Minister") om
byråkratiets særegenheter og metoder for å fremme egne interesser, og dette
er et fagfelt innafor samfunnsvitenskapen (som teknolog ville det gledet meg
hvis noen fra Dragvoll følte seg kallet til å følge opp med innlegg om
dette).
Jeg har med visse avbrekk fulgt NTH og seinere NTNUs utvikling som ansatt
her, siden midten av 70-tallet. I de siste 10 år har NTNUs administrative
toppledelse passert det jeg vil jeg med en metafor fra fysikken vil kalle
"kritisk byråkratisk masse". Da inntreffer følgende: Den administrative
ledelse blir i økende grad en aktør som fremmer *egne* interesser - i denne
sammenheng egen prestisje, egen makt, egen ressurstildeling, egen sjargong
og kultur, og ikke minst - egne "prosjekter". Siden universitetet i
utgangspunktet har en lang tradisjon med akademisk styre og utbredt
frimodighet, vil det da være ønskelig for direktørsjiktet som framvoksende
maktsentrum, å utvide sitt revir og å disiplinere de som står i veien for
Utviklinga - både frimodige administrative personer på mellom- og grunnivå,
og gjenstridige akademiske enkeltpersoner.
Til rådighet står flere teknikker.
- En av dem er "tjenestevei" som mantra for alle administrativt ansatte,
hvor det ikke sies noe om hva en ansatt skal gjøre når nærmeste eller annen
overordnet lenger oppe i kjeden legger innspillet til side i trygg
forvissning om at dette får ingen andre vite om. Og upassende informasjon
kommer ikke med i de saksdokumenter Kollegiet får. (Dette
kalles "kvalitetssikring", se dokument K-178 nedenfor).
- En annen er å motarbeide tverrkontakt mellom ansatte i samme posisjon,
eksemplifisert ved OU-direktørens nylige nei til en instituttleders
skriftlige henvendelse om å opprette et e-post-forum for tverrkontakt mellom
instituttledere.
- En tredje er å monopolisere saksforberedelsene til NTNUs styre, f.eks.
å motsette seg at kollegiemedlemmer som har ivret for å ta opp ei
sak, er med i forberedelsen av den. Slikt betraktes som "mistillit til
administrasjonen".
-En fjerde er via dertil organiserte seminarer å sosialisere styremedlemmer
inn i ledelsens tenkemåte, og gjøre andre verdisyn - eller vedvarende
uenighet om viktige spørsmål (eks.: ORGUT) - til noe illegitimt. Dette kalles
"team-building". Jeg betrakter det som en hersketeknikk.
- En femte metode - og særskilt karakterisk for NTNU - er å produsere, få
behandlet og vedtatt en serie tjukke "strategiske" dokumenter (personal-,
undervisnings- , IT- , osv.), som inneholder mengder med ord, hvor det inni
grauten likevel finnes viktige formuleringer som gir administrasjonen
fullmakter i kontroversielle spørsmål - lite synlig i den ordrike helheten.
Denne dokumentstrømmen, og behandlinga av den, kommer til fortrengsel
for kollegie-behandling av *konkrete* problemer som burde vært løst på en
bedre måte. Forslag på noe slikt blir ofte avvist med at "dette har
ingenting her å gjøre; dette er detaljer, og Kollegiet skal ta strategiske
beslutninger". Med dette blir Kollegiet redusert til prateklubb og
sandpåstrøer for administrasjonen - uimotsigelig begrunnet med det ytterst
moteriktige ordet "strategi".
Etter ett og et halvt år i Kollegiet finner jeg det på sin plass å framsette
ovenstående analyse. For å slippe en avsporende ørkenvandring av en
persondebatt, vil jeg til slutt presisere at dette er en *systemkritikk*, ikke
angrep på bestemte personer (jeg har meninger om enkeltpersoner i
ledelsen, men det er altså ikke det det dreier seg om her). Når et byråkrati
blir topptungt nok, inntreffer det jeg kalte "kritisk masse", og de ovenfor
beskrevne fenomener vil begynne å gjøre seg gjeldende, lovmessig og
i stor grad uavhengig av hva eventuelle enkeltpersoner i ledelsen måtte
føle av ubehag. Men det betyr ikke at det er forgjeves å prøve å motvirke
slike tendenser. Et første skritt er å se på seg sjøl med et analytisk og
kritisk blikk, og ikke reagere angstbitersk på den type analyse som her er
framsatt: Byråkratiet må *sjøl* erkjenne byråkratiets "naturlover".
Da ville vi i tilfelle vært et stykke på rett vei.
Men jeg er pessimist. Den viktigste grunnen til det, er *ikke* tilstanden i den
administrative ledelse ved NTNU, slik leseren kanskje nå vil tro. Den viktigste
grunn for min pessimisme er passiviteten blant alle dem som jeg veit deler
mye av mine synspunkter på utviklinga ved NTNU.
Trond Andresen
******************************************************
>K-sak 178/00
>
>N O T A T
>
>Til: Kollegiet
>Fra: Universitetsdirektøren
>Om: Kollegiets tilsynsoppgaver m.m.
>
>Tilråding:
>
>Universitetsdirektørens notat av 06.06.2000 tas til etterretning.
>
>Bakgrunn:
>
>Under Eventuelt i Kollegiemøtet 24.05.2000 spurte Kollegiemedlem Trond
>Andresen om retningslinjer for direkte kontakt mellom ansatte og Kollegiets
>medlemmer. Det ble protokollert at de prinsipielle sidene ved denne saken
>skulle tas opp på et senere møte. Bakgrunnen for spørsmålet var Kollegiets
>tilsynsoppgaver etter universitetslovens § 4.
>
>Det foreligger ingen spesielle detaljerte retningslinjer i Universitetsloven
>eller dens forarbeider om hvordan det enkelte kollegiemedlem skal opptre i
>forhold til § 4, det er heller ikke vesentlige kommentarer i
>kommentarutgavene til loven. Men både etablert praksis ved universitetene og
> bestemmelsene om universitetsdirektørens ansvar og generell
>forvaltningsrett gir tilstrekkelig grunn til følgende redegjørelse.
>Universitetsavisa har i siste nummer (nr. 10, 6 juni 2000) intervjuet
>professor, tidligere rektor ved Universitetet i Bergen og leder av utvalget
>som la fram forslaget til den senere Universitets- og høgskoleloven av
>12.05.1955 nr. 22 om disse spørsmål. Bernts kommentarer er i samsvar med den
>praksis som har vært ført ved NTNU som kan sammenfattes som følger:
>
>Styret har en overordnet avgjørelsesmyndighet og et tilsynsansvar i alle
>saker. Dette innebærer at ethvert kollegiemedlem kan be om å få en sak
>brakt opp i styret, og at styret kan beslutte å ta opp ethvert spørsmål som
>det måtte ønske, jf. § 4 og § 5. Likeledes kan Kollegiet be om å få en sak
>ytterligere belyst eksempelvis etter oppfordring fra et kollegiemedlem.
>
>Universitetsloven eller dens forskrifter, sier intet om hvordan det enkelte
>medlem av styret skaffer seg sin informasjon, utover retten til å be en sak
>opplyst. Det samme gjelder kommentarutgavene til Universitetsloven. (Bernt.)
> Men det enkelte styremedlem har ikke instruksjonsmyndighet overfor
>Universitetsdirektøren, og kan ikke uten Kollegiets medvirkning pålegge
>administrasjonen oppgaver eller utredninger eller å legge fram konkrete
>saker som er under arbeid i administrasjonen..
>
>Universitetsdirektøren har det øverste ledelsesansvar for administrasjonen,
>og det er hun eller han som avgjør hvilke ansatte som har ansvaret for
>saksforberedelsen og som skal komme med innspill til diskusjonen i
>Kollegiet. Kollegiemedlemmene har formelt sett ikke krav på å få informasjon
>fra andre enn direktøren, og det normale må være at opplysninger og
>synspunkter kommer fram “tjenestevei”, og er kvalitetssikret av direktøren
>før de blir en del av beslutningsgrunnlaget. Men som en del av den naturlige
>åpenhet og samarbeidet ved NTNU, der mange kjenner hverandre gjennom
>samarbeid i og utenfor arbeidsplassen, har vi en utstrakt kommunikasjon
>mellom personer i og utenfor de styrende organer som ingen ønsker å begrense.
>
>Tilsatte og studenters innspill.
>
>Det er alminnelig ytringsfrihet i universitetssamfunnet, og studenter og
>ansatte som sitter med faktiske opplysninger eller viktige synspunkter som
>bør komme fram, bør opptre ryddig og lojalt og bruke sunn fornuft og sørge
>for at synspunktene og opplysningene kommer med i saksbehandlingen, ved å
>meddele dem til de som arbeider med saken, eller direkte til
>Universitetsdirektøren som sørger for at det kommer til saksbehandleren.
>Det er også andre måter å opptre på i vårt representative demokrati, alle
>kan påvirke beslutninger ved å påvirke de kollegiemedlemmene som
>representerer sin gruppe. Når det gjelder tilsattes egeninteresser, er de
>representert ved sine fagforeninger og sine valgte representanter i
>Kollegiet. Ansatte i administrasjonen vil likevel ha en spesiell
>aktsomhetsplikt, og hvis saken angår egen enhet eller arbeidsoppgaver må de
>spesielt balansere mellom det å gi informasjon og å opptre som en aktør i
>diskusjonen med front mot egen ledelse. Det er selvsagt en forutsetning at
>det må gå fram at det er en enkeltperson som opptrer, ikke for eksempel en
>administrativ avdeling eller et institutt.
<dokument K-178 slutt>
********************************************************************
EKSEMPLER PÅ SAKER HVOR DET HAR VÆRT AV BETYDNING AT
ADMINISTRATIVT ANSATTE HAR KUNNET KONTAKTE
KOLLEGIEMEDLEMMER:
(i motsatt kronologisk rekkefølge)
## Første eksempel: I to dager forsøkte jeg intenst å få innsyn i et forslag
til kompromiss vedrørende ledelse av Universitetsavisa, som red. Oksholen
hadde utformet i et notat stilet til info.-direktør, og dessuten sendt til
Rektor. Hendelsesforløpet er beskrevet på
http://www.itk.ntnu.no/ansatte/Andresen_Trond/n-d/nye/0317.html
På direkte forespørsel nektet info.-direktør meg til slutt innsyn i
dokumentet. Men jeg spurte Oksholen hva hans forslag gikk ut på, og kunne
dermed reise det i Kollegiet likevel. Forslaget gikk i korthet ut på at det
skulle utarbeides skriftlige retningslinjer for fullmaktene til den utøvende
redaktør, slik at denne kunne være trygg på sine rettigheter i den daglige
redigering av avisa. Dette ville langt på vei ha løst et problem som har
eksistert over UAs levetid, nemlig at Informasjonsdirektøren på den ene side
ikke deltar i produksjonen av avisa, men på den andre side er UAs ansvarlige
redaktør. Forslaget var altså et interessant innspill som kunne gjort
stillinga som utøvende redaktør attraktiv - noe den ikke er i dag, med de
følger det har for å rekruttere en dyktig presseperson til jobben. På tross
av at innspillet er relevant og interessant, var det likevel mye om å gjøre
å ikke la Kollegiet få vite om det. Når jeg da fremmer det "uformelt" på
møtet, kom det overraskende på de fleste. Forslaget ble nedstemt mot to
stemmer (Andresen, Rasmussen).
## Før det avgjørende møtet om Universitetsavisa 26/4, der hvor Kollegiet
hårfint (7-6) avslo å gi avisa en friere redaksjonell stilling, hadde red.
Oksholen forespurt Redaktørforeningen om hvordan den så på UAs stilling.
Ass. gen.sekr. Finslo svarte at en tilstand med informasjonsdirektør ved
NTNU som ansvarlig redaktør er uforenlig med redaktørplakaten, som jo på
dette tidspunkt var en del av Kollegiets retningslinjer for UA. Dette brevet
fra Finslo var ikke en del av de sakspapirer som UD hadde gitt
Kollegiet. Det ble bare kjent via nettet, og fordi enkelte
andre hadde fått tak i det. Det interessante i denne sammenheng er at dette
brevet - som altså ikke eksisterte i Kollegiets saksmateriale - likevel la
premissene for Kollegiets diskusjon på det første møtet, og det førte også
til den eneste vesentlige endring av UDs seinere forslag til retningslinjer,
ved at redaktørplakaten ble fjernet som forpliktende for redigeringa av UA.
Med andre ord: Kollegiet la et dokument til grunn for sin behandling, som
var framkommet på en måte som NTNUs direktører ikke vil ha: En ansatt i
administrasjonen tar direkte kontakt med et eller flere kollegiemedlemmer og
gir dem informasjon.
Takken til red. Oksholen for at han framskaffet et dokument som ble
premissgivende for begge sider i Kollegiets debatt, var kritikk fra sin sjef
for at han gjorde dette.
## I begynnelsen av april snakker jeg med lederen for NTNUs reprosentral. Han
forteller meg at de har en del ledig kapasitet og kan produsere en rekke
trykksaker mye billigere enn Tapir. Siden hans avdeling er en del av NTNUs
tekniske apparat, er det vel rasjonelt at NTNU sikrer at kapasiteten der
utnyttes fullt ut, før man går til en ekstern leverandør? Jeg spør om
eksempler, og han gir meg noen tall i form av en sammenligning av kostnader
ved trykking av en doktorgrad. Detaljene om dette på
http://www.itk.ntnu.no/ansatte/Andresen_Trond/n-d/nye/0262.html
Det framgår at bare på doktorgrader, ligger det en mulig innsparing på godt
over en million i året for NTNU, hvis alle enheter *pålegges* å alltid velge
Reprosentralen hvis den har laveste pris, ledig kapasitet og kan levere
produktet med tilfredsstillende kvalitet. Jeg sendte brev med dette
forslaget til UD, og fikk en måned seinere kort svar fra UD om at
"synspunktene tas til etterretning. Vi viser forøvrig til den fine og aktive
markedsføring Reprosentralen har satt i gang". Dette siste henspiller på at
Repro har brukt to av sine ansatte til å gå fra dør til dør på instituttene
for fortelle om hva de kan tilby. Dette er tydeligvis mer rasjonell bruk av
arbeidskraft enn at alle enheter får et rundskriv fra UD, slik jeg foreslo?
Poenget i denne sammenheng er at lederen for Reprosentralen i ettertid
har fått kritikk fra sin nærmeste overordnede, fordi han ga meg denne
informasjonen. (I andre bedrifter *premierer* man ansatte som kommer opp
med betydelige innsparingsforslag.)
This archive was generated by hypermail 2.1.2 : 20-12-01 MET